Formato de nota de entrega: plantilla gratis en Excel y PDF (Venezuela 2026)
Una nota de entrega es el documento que acompaña la mercancía y deja constancia de qué se entregó, a quién, cuándo y por cuánto. Aquí puedes descargar gratis un formato en Excel, que calcula solo el subtotal, el IVA, el total y el saldo, y otro en PDF para imprimir. Antes de usarla, lo más importante: en Venezuela la nota de entrega no es un documento fiscal y no reemplaza la factura.
Descarga gratis: formato de nota de entrega en Excel (.xlsx) · formato en PDF para imprimir
¿Qué datos debe llevar una nota de entrega completa?
Una nota de entrega completa lleva nueve bloques de datos. Son los que trae la plantilla:
- Número y fecha de la nota, con numeración consecutiva para que ninguna se pierda.
- Número de la factura (u orden de entrega) que corresponde a esa entrega.
- Datos del vendedor: razón social, RIF, dirección y teléfono.
- Datos del cliente: razón social, RIF, dirección fiscal y persona de contacto.
- Condiciones: forma de pago, días de crédito y fecha de vencimiento.
- Detalle: cantidad, descripción, unidad, precio unitario y total por línea.
- Totales: subtotal, IVA si aplica, total, lo abonado y el saldo.
- Observaciones: faltantes, devoluciones o cualquier acuerdo de la entrega.
- Firmas de quien entrega y de quien recibe, con nombre, cédula y fecha.
La mayoría de las plantillas gratuitas no traen días de crédito, abono ni saldo. Para un distribuidor que vende a crédito, esos son justamente los datos que importan cuando llega el momento de cobrar.
¿La nota de entrega es un documento fiscal ante el SENIAT?
No. La venta se ampara con la factura. La Ley del IVA (art. 55) exige emitirla en el momento de la entrega. Si todavía no facturas cuando despachas, debes emitir una orden de entrega o guía de despacho, y la factura posterior tiene que hacer referencia a ella.
La orden de entrega y la guía de despacho sí son documentos fiscales. Según la Providencia SNAT/2011/00071:
- se emiten en formatos de imprenta autorizada (art. 9);
- llevan número de control y la leyenda «sin derecho a crédito fiscal» (art. 21);
- cuando amparan una venta, obligan a facturar dentro del mismo período de imposición (art. 20).
“Nota de entrega”, en cambio, es un nombre comercial: no aparece en esa norma.
Hay un punto que conviene tener claro. El Código Orgánico Tributario (art. 101, num. 11) sanciona emitir documentos distintos a la factura para informar el monto de las operaciones. Por eso la nota de entrega funciona como control interno junto a tu factura, nunca en su lugar. Anota siempre el número de factura en la nota y confirma con tu contador cómo aplica a tu caso.
¿Cómo lleno la plantilla de nota de entrega paso a paso?
La plantilla de Excel está lista para usar. Las celdas amarillas son las que llenas, y todo lo demás se calcula solo:
- Encabezado: número de nota, fecha y número de la factura que corresponde.
- Tus datos y los de tu cliente: razón social, RIF, dirección y contacto.
- Condiciones: forma de pago y días de crédito. La fecha de vencimiento se calcula sola a partir de la fecha de la nota.
- ¿Aplica IVA? Elige Sí o No. La alícuota viene en 16 % y puedes cambiarla si tu producto tiene otra o está exento.
- Productos: cantidad, descripción, unidad y precio. El total de cada línea, el subtotal, el IVA y el total se calculan solos. La primera fila es un ejemplo: bórrala.
- Abonado: lo que el cliente ya pagó. El saldo pendiente sale solo.
- Firmas: imprime dos copias, una para el cliente y otra firmada como constancia de que recibió.
Si prefieres llenarla a mano, el PDF trae los mismos campos en una sola hoja.
¿Qué diferencia hay entre nota de entrega, orden de entrega y guía de despacho?
La diferencia está en si el documento es fiscal. Solo la factura, la orden de entrega y la guía de despacho lo son:
| Documento | ¿Fiscal? | Para qué sirve | Requisitos clave |
|---|---|---|---|
| Factura | Sí | Ampara la venta y da derecho a crédito fiscal | Imprenta o máquina fiscal autorizada, número de control |
| Orden de entrega / guía de despacho | Sí | Ampara el traslado o la entrega antes de facturar | Imprenta autorizada, número de control, «sin derecho a crédito fiscal»; factura dentro del mismo período |
| Nota de entrega | No | Control interno de lo despachado, lo abonado y el saldo | Ninguno legal; debe acompañar a la factura, no reemplazarla |
¿Cómo dejar de hacer notas de entrega a mano cada día?
Cuando despachas varias veces al día, la hoja de cálculo se queda corta. La numeración se salta, los saldos quedan en archivos distintos y la cobranza termina en mensajes sueltos de WhatsApp.
Con el sistema para distribuidores de TCMX:
- cargas el pedido con tus precios al mayor y la nota de entrega sale sola, con los datos y el RIF de tu cliente;
- se la mandas por WhatsApp con un toque, con el mensaje ya redactado;
- ves qué clientes te deben y desde cuándo, y mandas el recordatorio de cobro con un toque;
- llevas el estado de cuenta de cada cliente.
Es la misma nota de control interno de esta plantilla: tu factura sigue saliendo de tu sistema fiscal.
Las ventas al mayor vienen incluidas en el módulo Comercio, con su precio publicado.
Preguntas frecuentes
- ¿Es obligatorio hacer una nota de entrega en Venezuela?
- No existe una obligación con ese nombre. Lo obligatorio es facturar la venta y, si entregas antes de facturar, emitir una orden de entrega o guía de despacho (Ley del IVA, art. 55). La nota de entrega es un control interno opcional que acompaña a esos documentos.
- ¿Puedo trasladar mercancía solo con una nota de entrega?
- No. El traslado se ampara con la factura o con una orden de entrega o guía de despacho emitida en formato de imprenta autorizada (Providencia SNAT/2011/00071, arts. 9 y 20). La nota de entrega puede ir junto a ellos, no en su lugar.
- ¿Cuánto tiempo tengo para facturar después de entregar la mercancía?
- Si entregaste con una orden de entrega o guía de despacho, la factura se emite dentro del mismo período de imposición (Providencia SNAT/2011/00071, art. 20). Confirma con tu contador cuál es tu período.
- ¿La nota de entrega necesita número de control?
- La nota de entrega no fiscal no lo lleva. La orden de entrega y la guía de despacho sí: número de control de una imprenta autorizada y la leyenda «sin derecho a crédito fiscal» (Providencia SNAT/2011/00071, art. 21).
- ¿Puedo poner el IVA en la nota de entrega?
- Puedes mostrarlo como referencia para tu cliente, pero el IVA se factura y se declara con la factura. Ten en cuenta que el impuesto nace con la entrega de los bienes aunque todavía no hayas facturado (Ley del IVA, art. 13).
- ¿Es mejor hacer la nota de entrega en Excel, Word o PDF?
- Excel si quieres que el subtotal, el IVA, el total y el saldo se calculen solos; PDF si la llenas a mano o la imprimes en blanco. Esta plantilla viene en los dos formatos.
- ¿Cuánto cuesta generar las notas de entrega automáticamente?
- Con TCMX, las ventas al mayor — nota de entrega, cobranza y estado de cuenta — vienen incluidas en el módulo Comercio, sin contrato. El precio y cuánto puedes vender al mayor con cada plan están en tcmx.app/pricing.
Ponlo en práctica
Número oficial, avisos de pedido que salen solos y un agente que responde primero.
Pedidos por WhatsApp, Pago Móvil y Zelle en el flujo, delivery por franjas de distancia.
Precios al mayor, pedidos a crédito y mensajes de cobro listos para WhatsApp.
¿Quieres que tu negocio venda así?
TCMX se encarga de tu contenido, tu WhatsApp y tu tienda — tú apruebas todo. Precio fijo, mes a mes.
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